Hierzu ist eine Registrierung in einem elektronischen Register erforderlich. „Neue“ Marktteilnehmer müssen gemäß Art. 16 Abs. 2 ihre Absicht, HFKW in den Verkehr bringen zu wollen, bei der KOM anmelden. „Historische“ Marktteilnehmer können zusätzlich erwartete Mengen anmelden. Diese Anmeldung muss unter anderem Angaben über die voraussichtlichen Mengen, die in Verkehr gebracht werden sollen, enthalten. Im Zusammenhang mit dem Verfahren ist im Amtsblatt der EU eine „Mitteilung an Unternehmen, die beabsichtigen, 2018 teilfluorierte Kohlenwasserstoffe als Massengut in der Europäischen Union in Verkehr zu bringen" veröffentlicht. Außerhalb der EU ansässige Unternehmen müssen für die Beantragung von Quoten einen Alleinvertreter in der EU bevollmächtigen.
Für „historische“ Marktteilnehmer hat die Europäische Kommission (KOM) Referenzwerte festgelegt (Art. 16 Abs. 1). Die Referenzwerte berechnen sich dabei aus dem Durchschnitt der in den Jahren 2009 bis 2012 in Gebinden in den Verkehr gebrachten Mengen abzüglich der Mengen, die gemäß Art. 15 (2) Buchstaben a) bis e) nicht dem Phase down unterliegen. Eine Neuberechnung der Referenzmengen erfolgt zum 31.10.2017 und danach alle 3 Jahre. Die Referenzwerte (RV) sind eine wesentliche Basis für die zugeteilten Quoten (Q):
Q = RV * 89% * Phase down Faktor (Anhang V) + Zusatzmenge aus „New entry reserve“
„Neue“ Markteilnehmer“ erhalten ihre Quote ausschließlich aus der „New enry reserve“. Diese resultiert daraus, dass 11 Prozent der in den Jahren 2009 bis 2012 in Gebinden in den Verkehr gebrachten Mengen an HFKW (von der KOM berechnete Gesamtmenge), zunächst nicht an „historische Markteilnehmer“ zugeteilt werden. Die Gesamtmenge berechnet sich auf Basis der in den Jahren 2009 bis 2012 in den Verkehr gebrachten Mengen durch alle Unternehmen.